كيفية كتابة رسالة رسمية

ما هى الرّسائل الرسميّة ؟ من خلال هذه الفقره المميزه سنتحدث بالتفصيل عن الرّسائل الرسميّة واهم المعلومات عن الرّسائل الرسميّة ستجدوها بالتفصيل

الرّسائل الرسميّة هي عبارة عن نصٍّ يُكتَب في المناسبات المختلفة، أو للتواصل مع جهة رسميّة معيّنة، فيمكن أن تكون الرسالة الرّسميّة خطاب شكوىً مُقدَّماً إلى جهةٍ محدّدة، أو رسالة دعوة لمناسبة ما، أو رسالة توصية، ويمكن القول إنّ أغلب رسائل الأعمال هي رسائل رسميّة، إلّا أنّه ليس بالضرورة أن تكون جميع الرّسائل الرسميّة مُتعلّقةً بالأعمال،وتشترك الرّسائل الرسميّة أيّاً كان الهدف منها في معظم خصائصها إن لم تكن جميعها، حيث توجد عدّة أمور يجب تجنُّبها أثناء كتابة الرّسالة الرسميّة، مثل: استخدام الكلمات العاميّة، أو استخدام ألفاظ غير مناسبة للنصّ، أو كتابة أمور غير مهمّة تخرج عن هدف الرّسالة.

مع تزايد استخدام البريد الإلكترونيّ غدت كتابة الرّسائل الرسميّة الورقيّة أقلّ بكثير من السابق، إلّا أنه وبشكل من الأشكال يجب على الفرد معرفة كيفيّة كتابة رسالة رسميّة وتقديمها عند الحاجة لذلك، مثلاً عند تقديم طلب التحاق ببرنامج أكاديميّ معيّن، أو وظيفة ما، أو كتابة خطاب شكوى، وببساطة يمكن القول إنّها وسيلة يُعبّر الشخص بها عن نفسه بطريقة فعّالة.

يوجد طرق كثيره لكتابه الرسائل الرسميه , سنذكر لحضراتكم اهم هذه الطرق من خلال هذه الفقره المميزه , كيفيّة كتابة رسالة رسميّة .

• كتابة عنوان المُرسِل ورقم هاتفه في الجانب العلويّ الأيمن من الصفحة في حال كتابة الرّسالة باللغة الإنجليزيّة، وفي الجانب العلويّ الأيسر إن كانت الرّسالة مكتوبةً باللغة العربيّة، وفي حال كان المُرسِل يمثّل شركةً معيّنةً فعليه أن يكتب عنوان الشركة، وإذا كان شخصاً واحداً فعليه كتابة عنوانه الشخصيّ ورقم هاتفه، أمّا عنوان الشارع فيُكتَب في السطر الثاني، ويليه في السطر الثالث اسم المدينة والرمز البريدي، ويُفضَّل وضع الشعار والعنوان الخاص بالشركة إذا كانت الرّسالة تخصّ عملاً تجاريّاً معيّناً، ويكون موضعهما في منتصف الصّفحة.
• كتابة التاريخ أسفل عنوان المُرسِل مباشرةً مع مراعاة ترك سطر فارغ بينهما، وتُعدّ كتابة التاريخ أمراً مهمّاً؛ خاصّةً إذا كانت الرّسالة من شركة معينة وتتطلّب مهمّةً محددةً بالوقت من المُرسَل إليه، كتقديم جدول زمنيّ للعمل، أو إرسال مستحقّات ماليّة أو استقبالها، والتاريخ مهمّ في حال أراد الشخص الاحتفاظ بالرّسالة لأسباب قانونيّة.
• كتابة بيانات المرسَل إليه، وتشمل اسمه أسفل التاريخ مع مراعاة ترك سطر فارغ بينهما، ويجب ذكر لقبه سواءً كان سيّداً، أو سيّدةً، مع كتابة المُسمّى الوظيفيّ له أسفل الاسم، ويليه في السطر التالي اسم الشركة، وفي السطر الذي يليه شارع المُرسَل إليه، ثمّ اسم المدينة والرمز البريديّ للمُرسَل إليه في السطر الذي يليه، مع الفصل بينهما بعلامة التّرقيم الفاصلة.
• بدء الرّسالة بالتحيّة مع مرعاة ترك سطر فارغ بين البداية، واسم المدينة، والرمز البريديّ للمُرسَل إليه، فتبدأ بجملة: (عزيزي السيّد/السيّدة)، وتوضَع بعدها فاصلة، وتُفضَّل كتابة الاسم الأول فقط للشخص المُستلِم.
• كتابة نص الرّسالة، ويجب ألّا يكون أكثر من ثلاث فقرات، فيتمّ في الفقرة الأولى افتتاح الرّسالة بذكر السبب أو الهدف من كتابتها، أمّا الفقرة الثانية فيتم فيها استخدام أمثلة؛ لتأكيد الطلب ويجب أن تكون أمثلةً من الواقع، وفي الفقرة الثالثة والأخيرة يتمّ تلخيص الغرض من الرّسالة، مع تعزيزه بذكر طرق التقدم والتطور في إنجاز المطلوب.
• إنهاء الرّسالة بكتابة تحيّة مناسبة للإنهاء، مثل: مع خالص الشكر، أو بإخلاص، وفي السطر التالي كتابة الاسم، ثمّ ترك مسافة مناسبة جانبه للتوقيع.
• وضع ملاحظة في نهاية الرّسالة تُبيِّن فيما إذا كانت هناك أمور إضافيّة مُرفَقة معها، مثل: سيرة ذاتيّة، أو عمل إضافيّ، أو جدول زمنيّ، وما إلى ذلك.
• قراءة الرّسالة كاملةً وتدقيقها؛ للتأكّد من العناوين الموضوعة والأسماء، والتأكّد من خُلوّها من الأخطاء الإملائيّة والنحويّة.

للمزيد من الشعر والادب والقصص ووصفات الطعام والعنايه بالبشره والعنايه بالجسم وتفسير الاحلام زورونا على موقع لحظات تجدو كل ما هو جديد ومميز.